6 Tips Monitoring Karyawan Menjadi Lebih Mudah

Setiap dunia kerja pasti memiliki setiap bidang pekerjaan yang berbeda. Walaupun satu atap namun bidang pekerjaan ini dibedakan dan dibuat ke dalam tim-tim kecil yang berkelompok dengan tujuan agar dalam bekerja para karyawan bisa maksimal. Namun, terdapat kendala yang seringkali dihadapi dalam bekerja sama tim terutama masalah ego yang terkadang berbenturan dan menjadikan selisih paham dalam pengambilan kebijakan atau keputusan.

Untuk itulah dibutuhkan monitoring dari atasan dan HRD agar pekerjaan setiap tim tetap berjalan di koridor yang benar dan memberikan hasil yang maksimal sesuai dengan yang diharapkan. Perbedaan karakter yang mempengaruhi perbedaan pola kinerja tiap pekerja juga akan mempengaruhi tingkat kemajuan dan keberhasilan perusahaan. Oleh sebab itu, monitoring perlu dilakukan oleh HRD sebagai seseorang yang mengayomi seluruh karyawan perusahaan. Berikut ini tips dalam melakukan monitoring kerja tim agar hasil kerja semakin maksimal.

1. Setiap Anggota Tim Harus Dievaluasi

Melakukan monitoring kepada lebih dari 1 orang memang tidak mudah. Apalagi jika Anda sebagai HRD mengawasi banyak karyawan perusahaan. Namun dalam hal ini, sebagai HRD yang profesional, Anda tetap harus tegas dan berwibawa kepada setiap karyawan tanpa terkecuali. Hal ini ditujukan agar mereka dapat menjalankan kewajiban sebagai karyawan secara maksimal dan tertib. Namun bukan berarti Anda melakukannya dengan membuat situasi yang menegangkan dan malahan membuat karyawan menjadi tidak nyaman dengan sikap HRD yang dirasa arogan.

2. Lakukan Evaluasi Secara Periodik dan Terjadwal

Lakukan review atau evaluasi atas hasil kinerja para karyawan bersama dengan timnya masing-masing secara berkala. Sebaiknya Anda menggunakan time schedule berdasarkan tenggat waktu yang disepakati. Hal ini akan sangat baik karena karyawan akan merasa bahwa Anda sebagai hrd sedang melakukan pendampingan yang baik dan memberikan arahan yang diperlukan. Ada baiknya Anda mencatat jadwal evaluasi dari setiap tim agar Anda tidak melewatkannya. Dengan demikian, setiap akan merasa bahwa Anda memperhatikan hasil kinerja mereka. Proses ini akan menjadi bagian dalam meningkatkan rasa respect para anggota tim perusahaan terhadap Anda sebagai hrd mereka yang mengayomi seluruh karyawan.

3. Tanyakan Kendala Secara Personal

Dalam sebuah evaluasi, tentu akan ada laporan dari hasil kinerja yang dilakukan, entah itu keberhasilan atau kegagalan. Tanyakan kepada karyawan mengenai kesulitan yang mereka alami dalam bekerja secara personal. Berikan ruang bagi mereka untuk memberikan berbagai masukan kepada Anda sebagai bahan evaluasi apakah beban kerja setiap karyawan sudah sesuai atau belum. Mungkin saja ada karyawan yang memiliki beban kerja yang terlalu ringan atau “jomplang” dengan karyawan lainnya dalam satu tim. Pembagian tugas yang tidak merata juga bisa terlihat melalui tahap monitoring secara personal ini.

4. Lakukan Evaluasi dalam Sebuah Meeting

Meeting dengan pembahasan evaluasi kerja juga perlu dilakukan agar karyawan dalam satu tim saling melakukan brainstorming untuk setiap ide mereka yang dapat dibahas dalam sebuah forum. Mereka dapat saling memberikan input kepada setiap anggota lainnya. Berikan kesempatan bagi mereka juga untuk menyampaikan hasil kinerja mereka dan hasil pencapaian yang telah mereka lakukan. Apresiasi setiap pencapaian mereka dan buat suatu pernyataan bahwa setiap pencapaian yang diperoleh adalah pencapaian tim atau bersama.

5. Tuangkan Hasil Evaluasi dalam Bentuk File Hard Copy

Setiap evaluasi dari semua karyawan harus tercatat berikut dengan perkembangan dan hasil evaluasi yang tercatat dalam bentuk hard copy. Setiap karyawan mendapatkan hasil laporan dan juga diingatkan untuk evaluasi tahap selanjutnya. Catatan evaluasi tersebut juga bisa menjadi hasil progress dari analisis kinerja karyawam dalam satu tim atau personal. Hasil progress tersebut dapat dijadikab bahan petimbangan dan pengambilan keputusan untuk jenjang karir karyawan yang bersangkutan.

6. Ciptakan Momen Evaluasi yang Santai Namun Tetap Serius

Tidak semua HRD memiliki soft skill seperti ini. Sebagai seseorang yang mendukung kerja karyawan dalam melakukan evaluasi, bukanlah ajang untuk menghakimi atau berdebat. Rapat evaluasi bukan suatu momen, dimana Anda sedang mencari kendala para karyawan dan meminta mereka untuk bekerja lebih professional. Usahakan untuk menciptakan suasana yang santai namun tetap serius. Anda bisa mengadakan rapat evaluasi di luar gedung kantor, seperti di café. Hal ini akan membuat suasana lebih santai, tidak menegangkan bagi para karyawan, selain itu, komunikasi juga dapat terjalin lebih baik. Berikan pujian dan kata-kata positif yang membangun kepada karyawan perusahaan agar mereka terus termotivasi dalam meningkat kinerja mereka.

Proses monitoring karyawan yang kompleks dapat terbantu secara efektif dan efisien dengan Sistem Informasi Human Resource dari DOOR HRMIS. Dengan fitur Task To Do yang menyediakan timeline aktivitas kerja karyawan dapat mendukung karyawan lebih disiplin dalam bekerja. Realtime Absence karyawan setiap hari yang terintegrasi secara otomatis dari mesing finger-print ke web aplikasi perusahaan. Sehingga, monitoring kegiatan karyawan setiap hari lebih mudah untuk dilakukan dan montly report dari DOOR membantu HRD maupun pimpinan dalam melakukan evaluasi.